Uitleensysteem

Voor AC Zwolle is een eenvoudig uitleen-systeem gerealiseerd. Hiermee kan het AC apparatuur registreren die uitgeleend wordt (denk aan SOLO-apparatuur, of andere hulpmiddelen, of desnoods een potlood en gum). De uitleen-apparatuur wordt als codetabel beheerd; het uitlenen en terugnemen van apparatuur gaat via de patientendossiers. Er zijn rapportages om de status van de uitleenapparatuur bij te houden.

NoteBox(warn, Deze uitleen apparatuur is niet hetzelfde als de kamers en apparatuur die al in OpenAC als onderdeel van de agenda zijn ingevoerd. Dat is vaste apparatuur, terwijl dit gaat om beweegbare, uitleenbare spullen. Een DECOS Audiology Workstation leen je bijvoorbeeld niet uit.)?

Beheer

Het beheer van het uitleensysteem behelst het in-gebruik-nemen van de module, het inrichten van de tabellen voor apparatuur en daarna het onderhoud van de tabellen.

Module aanzetten

Om het uitleensysteem aan te zetten, moet de module d100_uitleen aangezet worden. Omdat dit een adaptatie-module is, is de import-regel iets anders dan bij kern-modules. De start-regel is daarentegen onveranderd. De module heeft geen parameters.

from adaptaties.ac_zwolle.modules import d100_uitleen
    d100_uitleen.start()

• Nadat de module is aangezet, worden er tabellen voor de uitleenapparatuur gemaakt. De tabellen zijn uitleen en uitleen_status. In de codetabellen is er een blok met de tabellen van deze module. Alleen uitleenapparatuur is een codetabel; de andere tabel bevat de geschiedenis van een stuk uitleen-apparatuur en is niet rechtstreeks te wijzigen.
• In het startscherm komt er een knop voor de rapportage Uitleen bij. Met deze rapportage is de stand van zaken (waar is de apparatuur nu) te volgen.

OpenAC vult vanzelf wat voorbeeld-apparatuur in in de codetabel; deze apparatuur kan eenvoudig worden verwijderd of afgeschreven worden zodat het buiten beeld blijft.

Apparatuur beheren

In het codetabellenscherm kan de lijst met uitleen-apparatuur beheerd worden. De lijst-weergave geeft, zoals elke codetabel-lijst, een knop om nieuwe gegevens in te voeren en een lijst van de bestaande gegevens. De lijst-weergave bevat alleen de code van elk apparaat en de omschrijving ervan (de voorbeeldapparatuur bestaat uit twee potloden en een puntenslijper).

Dubbelklik op een apparaat om de gegevens van het apparaat aan te passen, of klik op de knop nieuwe uitleenapparatuur invoeren om een nieuw stuk in te voeren. Elk stuk apparatuur kan worden ingevoerd met gegevens over aanschaf en afschijving:

Voor nieuwe apparatuur moet een code worden verzonnen. Dat doet OpenAC niet zelf. We raden aan om een korte soortaanduiding met een volgnummer te gebruiken, bv. POTL0013 voor potloden of SOLO26 voor solo-apparatuur. Het beheer van de codes ligt bij het AC zelf. Eenmaal gekozen kan de code niet worden aangepast.

De omschrijving van een stuk apparatuur is vrij in te vullen. Deze omschijving wordt in verschillende lijstjes getoond, dus maak het niet al te lang.

Datum aanschaf en afschijving is voor het beheer van de lijst zelf. Als een apparaat is afgeschreven dan wordt het niet meer aangeboden in de lijst uit-te-lenen-apparatuur in het dossier en wordt het ook niet meer getoond in de lijst met actuele apparatuur. De datum-aanschaf is optioneel.

Leverancier en eigendom zijn vrij in-te-vullen velden om aan te geven waar het apparaat vandaan komt of wie het heeft gefinancierd.

Klik op OK, volgende of Opslaan om de gegevens over het apparaat op te slaan. Indien de gegevens onvolledig zijn (met name een ontbrekende of dubbele code) komt OpenAC met een melding.

• Nieuw apparaat: kies een code, vul een omschrijving in en vul (optioneel) de datum aanschaf in.
• Apparaat afschijven: vul een datum (vandaag) in in het veld datum afschijving.

Gebruik

Het uitleensysteem wordt op twee plaatsen gebruikt: in het dossier (om apparatuur mee te geven of terug te nemen) en als rapportage (om de apparatuur te volgen).

Uitleen

In een uitgeklapt zorgtraject bevindt zich een linkje nieuwe uitleen. Door op deze link te klikken, wordt een registratie gemaakt van apparatuur die aan de patient wordt uitgeleend. Er wordt in een dialoog gevraagd naar welk apparaat uitgeleend wordt. OpenAC laat alleen die apparatuur zien die beschikbaar is om uit te lenen (in dit geval zijn dat het potlood en de puntenslijper):

Nadat er op OK is geklikt, wordt er in de derde kolom (bij de bezoeken) een uitleen-blok getoond. Dit uitleen blok laat zien welk apparaat is uitgeleend.

In OpenAC v2.008 is niet te zien of het apparaat ook is teruggebracht of wanneer het is uitgeleend. Hiervoor moet het blok opengeklikt worden.

Retour

Als een apparaat terug wordt gebracht, dan kan in het dossier het uitleen-blok worden opengeklikt.

De link apparaat retour verschijnt als het apparaat nog geregistreerd is als geretourneerd. Vul eventueel een aantekening in en klik op de link. Na een bevestiging wordt de datum-terug ingevuld en is het apparaat als teruggebracht geregistreerd. Sla het dossier wel op nadat het apparaat retour is gebracht.

Rapportage

De rapportage over uitleen-apparatuur is beschikbaar voor iedereen. Bij het opvragen van de rapportage zijn er twee vinkjes die kunnen worden gezet: het vinkje inclusief historie maakt een extra sheet aan met de volledige uitleenhistorie (wie heeft het apparaat wanneer gehad en alle aantekeningen) van de apparatuur; het vinkje inclusief afgeschreven uitleen-apparatuur haalt de beperking weg dat alleen courante, niet-afgeschreven apparatuur wordt gerapporteerd.

Voor een gewoon overzicht (als antwoord op de vraag "wat is op dit moment waar?") kunnen beide vinkjes uitgezet worden. Voor

Hieronder staat een voorbeeld van de rapportage-sheet Apparatuurstatus. Deze rapportage is gemaakt met het vinkje inclusief afgeschreven uitleen-apparatuur.

• Afgeschreven apparatuur (POTL0001) heeft in de kolom status de tekst Afgeschreven.
• Uitgeleende apparatuur (POTL0002) heeft een roze-rode achtergrond in de code-kolom en er staat een datum in de uit kolom. Dit is de datum waarop de apparatuur is uitgeleend. De client die het apparaat mee heeft gekregen, staat in de kolom client.
• Aanwezige apparatuur (SLYP0001) heeft een datum in de kolom terug. Er staat nog wel welke patient het apparaat het laatst gehad heeft.

Als het vinkje inclusief afgeschreven uitleen-apparatuur uitstaat, dan is deze sheet een overzicht van de uitgeleende apparatuur (als er een datum in de kolom uit staat) en van de teruggebrachte apparatuur (als er een datum in de kolom terug staat). In beide gevallen is na te gaan wie het apparaat gehad heeft. Apparatuur die nog nooit is uitgeleend heeft noch een uit-, nog een terug-datum en laat ook geen clientgegevens zien.

De apparatuur-historie geeft voor elk stuk apparatuur (eventueel inclusief afgeschreven apparatuur) de gehele uitleen-geschiedenis. Hieronder een voorbeeld (ten opzichte van de sheet hierboven is inmiddels de puntenslijper weer uitgeleend):

Bij elk stuk apparatuur zijn de uitleen-records bijeen gehaald. De records worden op datum gesorteerd. Eventuele aantekeningen die bij de uitleen zijn gemaakt worden hier ook getoond. Als een stuk apparatuur nu is uitgeleend, staat er op de laatste regel geen datum in de terug kolom. Apparatuur zonder enige historie (nooit uitgeleend) komt niet voor op deze sheet.