TOC(heading=Agenda, sectionindex, compact, depth=3, allactive, indirect=Documentatie/Gebruiker/Agenda/TOC)? TOC(heading=Gebruiker, sectionindex, compact, depth=2, allactive, indirect=Documentatie/Gebruiker/TOC)? TOC(heading=Documentatie, sectionindex, compact, depth=1, allactive, Documentatie/)?

Automatisch plannen

Alleen echte patientcontacttijd kan automatisch worden gepland: reistijd en schrijftijd dient vast te worden ingeroosterd.

Automatisch plannen gebeurt op basis van een rooster en plangroepen. Aan elke medewerker (en eventueel aan elke kamer) moet een plangroep worden toegekend volgens onderstaand schema:

We adviseren hierbij de volgende indeling:

Hoofdplangroep	Subplangroep	Functie / Kamer
1	A	Audiologen
1	B	Audiologie-assistenten
2	A	Logopedist / Linguïst
3	A	Psycholoog
4	A	Maatschappelijk werk
9	A	Audiocabines
9	B	Bera of andere specifieke kamers

Voorbeelden:

1B1	Eerste Audiologie-assistent
1B2	Tweede Audiologie-assistent
9A1	Eerste Audiocabine
9A2	Tweede Audiocabine

Mensen in dezelfde hoofdplangroep doen in principe niet samen onderzoeken.

Bij een aaneenschakeling van meerdere onderzoeken mag uit dezelfde subplangroep (bijv. 1A/audioloog of 1B/audiologie-assistent) steeds maar 1 iemand worden gekozen door OpenAC. Met andere woorden, er worden nooit twee verschillende assistenten na elkaar ingeschakeld, maar de patiënt kan wel worden gezien door een assistent, en daarna door de audioloog.

Hieronder staan de stappen die genomen dienen te worden om automatisch te plannen:

• Neem je medewerkertabel door (knop Medewerkers in het startscherm). Ken aan elke medewerker een "plangroep" toe volgens bovenstaand schema.
• Voer eventueel kamers in (knop Kamers/apparatuur). Als het lukt om te werken zonder plannen van vertrekken dan heeft de omwille van de eenvoud wel de voorkeur. Wanneer toch kamers moeten worden gepland, dan draait het er meestal op uit dat niet alleen bijzondere vertrekken, maar ook de gewone cabines moeten worden gepland.
• Ga naar Codetabellen en kies de tabel activiteit. Hierin staan de actitiviteiten die je kunt plannen. Ken aan deze activiteiten een volgnummer toe. Volg hierbij de volgnummers die standaard in OpenAC zitten (vanaf 100 voor clientgebonden activiteiten, vanaf 200 voor teamoverleg e.d., vanaf 300 voor ziek, 400 en 500 voor vrij). Het volgnummerbepaalt de volgorde waarin activiteiten worden gepresenteerd in menu's, maar ook de volgorde waarin activiteiten elkaar opvolgen bij het maken van een combinatie-afspraak.
• Maak eventueel in de codetabel actiegroep groepen aan van activiteiten die je rooster-technisch kunt beschouwen als "uitwisselbaar". Voorbeeld: als je twee activiteiten gehoor-kort (GK) en gehoor-lang (GL) hebt, zul je deze vrijwel altijd op dezelfde tijden inroosteren. Dan is het handig deze samen op te nemen in een groep alle gehooronderzoeken (G). Je kunt ze dan bij het opstellen van een rooster in één keer invoeren, en ze worden in de agenda ook verkort afgebeeld als "G" in plaats van "GK, GL".
  
• In plaats van actiegroep kun je ook gewoon in het rooster 2 activiteiten in een rooster-item zetten. Net zoals bij actiegroep kun je dan 2 verschillende activiteiten achter elkaar automatisch inplannen.
• Kies de periodes waarmee je gaat plannen. Standaard zijn er twee periodes actief: wekelijks en dagelijks. Het is mogelijk hier tweewekelijkse of vierwekelijkse periodes aan toe te voegen. Dit doe je door in het scherm codetabellen te gaan naar de tabel periode en hier de gewenste codes op in gebruik = ja te zetten. Eventueel kun je ook het weekrooster uitzetten wanneer je bijvoorbeeld alleen in even/oneven weken wilt plannen.
• Richt tenslotte het rooster in. Dit doe je vanuit het scherm Agenda, knop Rooster. Voer het rooster in per werkdag, per medewerker. Loop zorgvuldig na wat je invoert; het roosterscherm is een scherm "met een handleiding" dat je onder de knie moet krijgen.
• Alles behalve het dagrooster (uitzonderingen) noemen we het basisrooster. Dit rooster bepaalt welke (plan)groepen medewerkers betrokken zijn bij welke soorten onderzoeken.
• TIP: in de codetabel activiteit wordt per activiteit weergegeven welke plangroepen bij de activiteit zijn betrokken volgens het ingevoerde rooster (staat hier bijvoorbeeld '1, 3, 9' dan betekent dat een spreekuur wordt ingepland met 1 iemand uit de groep audiologie, 1 uit de groep logopedisten en 1 uit de groep kamers/apparatuur.
• Test het automatisch plannen door een aantal testpatienten aan te maken, en in het dossierscherm richtafspraken definitief te maken middels het linkje automatisch inplannen
• Maak uitzonderingen aan in het roosterscherm en het scherm kantooragenda. Een uitzondering op het rooster kun je maken door rooster-items in te voeren die niet per week worden herhaald, maar dagelijks. Deze hebben voorrang op het weekrooster. Voorts kun je dagen blokkeren door niet-patientgebonden afspraken in te voeren in het scherm kantooragenda. Let op: voer de uitzonderingen pas in nadat je bent overgeschakeld op OpenAC. Het vergt nogal wat data-nabewerking om de kantooragenda-items in te voegen in een bestaande database.

Activiteiten, plangroepen, samen en apart

Normaal gesproken kent een activiteit één of meerdere plangroepen. Deze worden afgeleid uit het rooster. Wanneer bijvoorbeeld medewerkers uit groepen 1 en 2 zijn ingeroosterd en een kamer uit groep 9, dan is het standaard gedrag van OpenAC dat 2 medewerkers en 1 kamer worden gezocht.

Dit gedrag kan worden beïnvloed, als volgt:

• In de codetabel activiteit kun je bij een activiteit waarbij meerdere groepen zijn betrokken, kiezen tussen samen of apart. Dit werkt als volgt: stel je hebt een klein AC, en de audioloog en de logopedist doen beide audiologisch onderzoek. Zij zitten natuurlijk in verschillende plangroepen. Je wilt dan niet dat OpenAC altijd de audioloog en de logopedist inplant. Daarom vink je apart aan. Dit is de hint aan OpenAC dat één van de twee voldoende is. Dit heeft alleen effect op medewerkers; kamers en apparatuur worden wel altijd meegepland.

• In de codetabel activiteit kun je de groepsgrootte invoeren. Deze geeft aan hoeveel patiënten tegelijk worden gezien. Zo kan bijvoorbeeld een molenspreekuur worden ingevoerd (bijv. 3 medewerkers, 3 patiënten.

• Door een groepsgrootte van 1/2 in te voeren (letterlijk cijfer 1, schuine streep, cijfer 2), geef je andersom aan, dat per patiënt 2 medewerkers uit dezelfde groep (bijv. 2 audiologie-assistenten) betrokken zijn.

Hier gebeuren wel eens problemen mee: #7852 is een veelvoorkomende oplossing.

Tips en truuks

Vanaf OpenAC v1.214:

Als je in de agenda met de linker-muisknop klikt of sleept, maak je een kantoorafspraak aan of een patiëntafspraak.

Als je in de agenda met de rechter-muisknop klikt, open je het rooster-item dat op de achtergrond zichtbaar is. Als je met rechts sleept, maak je een eenmalige rooster-uitzondering aan.

Instellingen van agenda/planning

Op module d080_agenda kunnen de volgende instellingen worden gemaakt:

• begin_display, begin_werkdag, begin_pauze, einde_pauze, einde_werkdag, einde_display: hiermee kan de weergave van de agenda worden beïnvloed.

• maximale_patient_pauze: dit is de maximale pauze die mag bestaan tegen twee achter elkaar automatisch ingeplande onderzoeken.

• locaties_apart_plannen: als medewerker X op één datum afspraken of rooster op hoofdlocatie A en op hoofdlocatie B heeft, dan is normaal gesproken alles van medewerker op die dag zichtbaar in de agenda's van beide locaties. Met deze parameter kan dit gedrag worden veranderd.

• kamers_op_volgorde: als deze switch wordt aangezet worden kamers zoveel mogelijk op alfabetische volgorde volgepland.

Op module s080_agenda kan worden ingesteld:

• sortering_archief: deze kan worden gezet op jaar, maand of dag. Hiermee kan de sortering van de daglijst worden aangepast zodat deze aansluit bij de stickering op de archiefmappen.