= Factureren = Gewoonlijk wordt het factureren door een beperkte groep medewerkers gedaan. In OpenAC kunnen de rechten voor de stappen in het factureerproces onafhankelijk van elkaar worden toegekend. Door deze optie kun je garanderen dat het proces op verschillende momenten door verschillende personen wordt gecontroleerd. Je kunt de rechten bijvoorbeeld zo toekennen dat elke stap slechts door 1 persoon kan worden afgehandeld. [[br]] [[br]] Als je het factureerscherm opent, is dit verticaal in tweeën gedeeld. Net als elders in het programma zie je links al je keuzeopties voor dit scherm, rechts wordt een lijst weergegeven van alle patiënten die vallen onder de links geselecteerde werklijst. Die lijsten worden in de volgende paragrafen besproken. [[br]] Nota's worden gewoonlijk naar de verzekeraar gestuurd. Dit is echter niet altijd mogelijk. Als in het Relatiescherm bij een verzekeraar is aangevinkt dat deze niet direct vergoedt, worden geen nota's naar die verzekering gestuurd. Ook als de gegevens onvollledig zijn gaan de nota's niet naar de verzekering. In deze gevallen krijgt de patiënt de nota. Hij kan deze dan zelf indienen bij de verzekeraar. [[br]] [[br]] '''Factureren algemeen''' [[br]] De lijsten staan op volgorde van afhandeling. Die volgorde is eerst declareren, dan printen, dan exporteren. Er kan dus pas worden geëxporteerd als alle vorige stappen zijn doorlopen. [[br]] [[br]] Probeer de lijsten kort te houden. We adviseren altijd zoveel mogelijk in één keer de lijsten D-F af te werken (dus na bundelen van nota's eerst indienen, afdrukken, exporteren, voordat je opnieuw gaat bundelen). Zo houd je niet alleen zelf het overzicht, je rondt ook netjes elke factureerronde af met een export. Onderdeel van de export is de totaalrapportage. == Werkwijze Factureren == === Te factureren trajecten === Lijst ''A. Te factureren trajecten'' geeft alle financiële trajecten weer waar nog niets mee gebeurd is. Elke patiënt waarvan de behandeling gesloten is of wiens laatste AP meer dan een jaar geleden is gestart, belandt in deze lijst. Mogelijk zie je niet direct alle patiënten rechts in de lijst staan. Rechts van de tekst ''Te factureren trajecten'' zie je een pulldownlijst. Alleen de trajecten die lopen tot en met de daar zichtbare week of maand kun je in de lijst zien. Om meer patiënten te zien, kies je een latere datum, om de selectie kleiner te maken, kies je een datum verder in het verleden. Als je kiest voor juli 2007 zie je enkel de patiënten die in juli 2007 of eerder voor het laatst zijn gezien. Al deze trajecten moeten natuurlijk verwerkt worden. Als je op een van de patiënten in een lijst klikt, verdwijnt de lijst en wordt een nieuw blok direct onder het 'keuzemenu' geopend. [[br]] {{{ #!html }}} [[br]] In dit blauwe vak zie je de onderdelen waaruit het traject is opgebouwd, zoals aantal dagen, aantal domeinen, verrichtingprofiel en welk AP gefactureerd zal worden. Onderin het blok staat additionele informatie. [[br]] Bij ''Al gefactureerd'' zie je of voor dit financiële traject al eerder een nota is verstuurd. ''Nota naar'' laat zien of de nota naar de verzekeraar of de patiënt wordt gestuurd. Bij de ''Toelichting'' kunnen uiteenlopende zaken staan. Je ziet hier bijvoorbeeld of de nota elektronisch of op papier wordt verstuurd, maar ook vind je er informatie over ontbrekende (verzekerings)gegevens. Met de knoppen onderin dit vak kun je het traject klaarzetten om te worden gefactureerd. Met de knop ''Volgende'' open je het volgende financiële traject. Dan wordt niks gewijzigd in het traject dat op je scherm stond. '''Fiatteren''' [[br]] In het blauwe blok kun je met de knop ''Fiatteren'' de financiële trajecten één voor één goedkeuren. Het huidige traject verhuist dan naar lijst ''C. Gefiatteerde trajecten'' en de volgende patiënt wordt geopend. [[br]] Je kunt ook met één druk op een knop alle zichtbare te factureren trajecten tegelijk fiatteren. Gebruik daarvoor de knop ''Alles fiattteren'' bovenin het scherm, rechts van lijst A. [[br]] Let op, je fiatteert met deze knop alleen de '''zichtbare''' trajecten die lopen tot en met de maand die je in de pulldownlijst hebt gekozen. [[br]] [[br]] OpenAC voert diverse controles uit bij het fiatteren, zoals bijvoorbeeld een check op ontbrekende verwijsgegevens en verzekeraar, overeenstemming van verzekeringsgegevens met Vecozo of een eerdere nota die 100% wordt gecrediteerd. Als het AC er niet voor kiest het verzekeringsrecht bij Vecozo te controleren, worden alleen oppervlakkige controles uitgevoerd (bijvoorbeeld of alle gegevens zijn ingevoerd. [[br]] Bij individueel fiatteren krijg je direct terugkoppeling als fouten worden geconstateerd bij de controle. Bij ''Alles fiatteren'' verhuist een traject naar lijst ''B. Afgewezen en onverzekerde trajecten''. [[br]] Trajecten die succesvol worden gefiatteerd verhuizen naar lijst ''C. Gefiatteerde trajecten''. [[br]] [[br]] '''Afwijzen''' [[br]] Je kunt in het blauwe blok van een financieel traject ook zelf kiezen voor ''Afwijzen''. Het financiële traject wordt dan verhuisd naar lijst ''B. Afgewezen en onverzekerbare trajecten'', van waaruit het verder verwerkt kan worden. [[br]] [[br]] === Afgewezen en onverzekerde trajecten === In deze lijst staan de trajecten waarvan het berekende totaalproduct is door OpenAC is afgewezen of die handmatig zijn afgewezen. Hier kun je de trajecten verder verwerken. In de ''Toelichting'' staat vermeld waarom het traject is afgewezen, zoals ontbrekende verzekeringsgegevens of een verkeerd ingegvuld polisnummer. Als de toelichting leeg is, is de reden van afwijzing inmiddels verholpen. Het traject moet dan altijd handmatig alsnog worden gefiatteerd [[br]] Met de knop ''Traject afschrijven'' wordt het traject definitief afgeschreven. Het komt dan niet meer terug in het factureerscherm. Het zal wel zichtbaar blijven in managementrapportages. De andere optie is om het traject, na correctie in het dossier, alsnog te fiatteren. Het verhuist dan naar lijst C.[[br]][[br] Het komt regelmatig voor dat er meer dan een reden is dat een traject wordt afgewezen. Als na de correctie van één probleem wordt geklikt op ''Alsnog fiatteren'', geeft OpenAC een melding als nog andere problemen open staan. [[br]] [[br]] === Gefiatteerde trajecten === Dit is de lijst met trajecten die door de financieel verantwoordelijke zijn goedgekeurd. Als je deze lijst selecteert, wordt de knop ''Bundelen'' actief, waarmee nota's per verzekeraar worden verzameld. Het traject wordt hiermee definitief omgezet van een financieel traject in een nota en kan daarna niet meer gewijzigd worden. Nota's van verschillende patiënten worden gebundeld als aan drie voorwaarden is voldaan: 1. ''Nota's bundelen'' in het relatiescherm moet op ''Ja'' staan; 2. meer dan één patiënt moet bij dezelfde verzekeraar verzekerd zijn; 3. de nota's vallen in dezelfde boekmaand (komt overeen met de einddatum van het financieel traject.. Wordt niet aan deze voorwaarden voldaan, worden 'verzamelnota's' gemaakt met maar één patiënt erin. [[br]] Vanuit lijst C. kunnen financiële trajecten alsnog afgewezen worden door ze te selecteren en dan op de knop ''Alsnog afwijzen'' te klikken. [[br]] [[br]] === Bundels elektronisch indienen === Elektronisch indienen is niet in elk AC ingeschakeld. Als het wel is ingeschakeld, is de wijze waarop elektronisch wordt ingediend afhankelijk van de instellingen in je AC. '''Automatisch indienen uit''' Als het automatisch indienen uit staat, kan het programma de bundels niet voor je indienen bij de verzekeraar. Na gebruik van de knop ''Indienen'' wordt gemeld dat je de bestanden zelf moet indienen. Ook de retourinformatie moet je dan zelf verzamelen en in OpenAC verwerken. Het programma vraagt of je de declaratiebestanden wil aanmaken. Kies je OK, worden de bestanden in VEKTIS aangemaakt. Je moet ze daarna zelf opsturen naar de verzekeraar. '''Automatisch indienen aan''' Als automatisch indienen aan staat, is het proces minder arbeidsintensief. De bundels worden door OpenAC automatisch naar de verzekeraar gestuurd. De verzekeraar stuurt retourinformatie over de nota's terug die ook weer automatisch in OpenAC verwerkt wordt. [[br]] [[br]] === Notabundels verzekeraars printen === In dit overzicht kun je de verzamelnota's aan de verzekeraar printen. Bij enkele centra worden enkel papieren verzamelnota's gestuurd in plaats van elektronische. Ook zijn er verzekeraars die nota's niet elektronisch willen ontvangen, maar op papier. [[br]] Naast het printen voor de verzekeraar kun je deze functie natuurlijk ook gebruiken om nota's te printen voor de eigen administratie. Als je een gebundelde nota in de lijst aanklikt, ziet deze er als volgt uit: [[br]] {{{ #!html }}} [[br]] Op de nota wordt geprint (als dit door de beheerders in het sjabloon is opgenomen) of de nota al elektronisch is uitgegaan.Zo zie je welke nota's nog per post moeten worden verstuurd. [[br]] Als je elektronisch indient, kan de retourinformatie ook in dit vak worden opgenomen. Onder ''Verzameldebiteur'' staan dan twee vakken met ''Retourcodes'' (bijvoorbeeld Totaal declaratiebedrag ontbreekt of is onjuist) en ''Vecozo-ID'' [[br]] [[br]] === Nota's aan patiënt printen === Hier worden nota's geprint die verzonden worden naar de patiënt. Je kunt onder andere zien dat de nota naar de patiënt wordt gestuurd aan de opmerking bij ''Verzameldebiteur'': ''geen verzameldebiteur ingevuld''. [[br]] {{{ #!html }}} [[br]] [[br]] Ook hier geldt natuurlijk dat deze functie gebruikt kan worden om nota's te printen voor de eigen administratie. === Notabundels exporteren === Elk AC heeft een lijst "Exporteren". De functionaliteit is niet overal hetzelfde, maar in elk AC zit onder deze knop een 'transactieoverzicht' over de reeds in werklijsten A-F verwerkte bundels. Dit transactieoverzicht is in Excel en bevat naast een regel voor elke geschreven nota (let op: 1 bundel = N nota's) een overzicht met de totalen debet/credit uitgesplitst per verzekeraar. Naast het transactieoverzicht kunnen onder deze knop modules worden ingeschakeld die exportbestanden maken voor financiële pakketten zoals Exact en AFAS. == Werkwijze Onderhandenwerk ==