TOC(heading=Factureren, sectionindex, compact, depth=3, allactive, indirect=Documentatie/Gebruiker/Factureren/TOC)? TOC(heading=Gebruiker, sectionindex, compact, depth=2, allactive, indirect=Documentatie/Gebruiker/TOC)? TOC(heading=Documentatie, sectionindex, compact, depth=1, allactive, Documentatie/)?

Lijstoverzicht

Factureerbare trajecten

Lijst A. Factureerbare trajecten geeft alle financiële trajecten weer waar nog niets mee gebeurd is. Elke cliënt waarvan de behandeling gesloten is of wiens laatste AP meer dan een jaar geleden is gestart, belandt in deze lijst. Mogelijk zie je niet direct alle cliënten rechts in de lijst staan. Rechts van de tekst Factureerbare trajecten zie je een dropdownlijst. Alleen de trajecten die lopen tot en met de daar zichtbare week of maand kun je in de lijst zien. Om meer cliënten te zien, kies je een latere datum, om de selectie kleiner te maken, kies je een datum verder in het verleden. Als je kiest voor juli 2015 zie je enkel de cliënten die in juli 2015 of eerder voor het laatst zijn gezien.

Al deze trajecten moeten natuurlijk verwerkt worden. Als je op een van de cliënten in een lijst klikt, verdwijnt de lijst en wordt een nieuw blok direct onder het lijstoverzicht geopend.

In dit blauwe vak zie je de onderdelen waaruit het traject is opgebouwd, zoals aantal dagen, aantal domeinen, verrichtingprofiel en welk AP gefactureerd zal worden. Onderin het blok staat additionele informatie.

Bij Al gefactureerd zie je of voor dit financiële traject al eerder een nota is verstuurd. Nota naar patiënt laat zien of de nota naar de verzekeraar of de cliënt wordt gestuurd. Bij de Toelichting kunnen uiteenlopende zaken staan. Je ziet hier bijvoorbeeld of de nota elektronisch of op papier wordt verstuurd, maar ook vind je er informatie over ontbrekende (verzekerings)gegevens.

Met de knoppen onderin dit vak kun je het traject klaarzetten om te worden gefactureerd. Met de knop Volgende open je het volgende financiële traject. Dan wordt niks gewijzigd in het traject dat op je scherm stond.

Fiatteren

In het blauwe blok kun je met de knop Fiatteren de financiële trajecten één voor één goedkeuren. Het huidige traject verhuist dan naar lijst C. Gefiatteerde trajecten en de volgende patiënt wordt geopend.

Je kunt ook met één druk op een knop alle zichtbare te factureren trajecten tegelijk fiatteren. Gebruik daarvoor de knop Alles fiattteren bovenin het scherm, rechts van lijst A.

Let op, je fiatteert met deze knop alleen de zichtbare trajecten die lopen tot en met de maand die je in de pulldownlijst hebt gekozen.

OpenAC voert diverse controles uit bij het fiatteren, zoals bijvoorbeeld een check op ontbrekende verwijsgegevens en verzekeraar, overeenstemming van verzekeringsgegevens met Vecozo of een eerdere nota die 100% wordt gecrediteerd. Als het AC er niet voor kiest het verzekeringsrecht bij Vecozo te controleren, worden alleen oppervlakkige controles uitgevoerd (bijvoorbeeld of alle gegevens zijn ingevoerd.

Bij individueel fiatteren krijg je direct terugkoppeling als fouten worden geconstateerd bij de controle. Bij Alles fiatteren verhuist een traject naar de lijst Afgewezen en onverzekerde trajecten.

Trajecten die succesvol worden gefiatteerd verhuizen naar de lijst Gefiatteerde trajecten.

Afwijzen

Je kunt in het blauwe blok van een financieel traject ook zelf kiezen voor Afwijzen. Het financiële traject wordt dan verhuisd naar de lijst Afgewezen en onverzekerbare trajecten, van waaruit het verder verwerkt kan worden.

Afgewezen en onverzekerde trajecten

In deze lijst staan de trajecten waarvan het berekende totaalproduct is door OpenAC is afgewezen of die handmatig zijn afgewezen. Hier kun je de trajecten verder verwerken. In de Toelichting staat vermeld waarom het traject is afgewezen, zoals ontbrekende verzekeringsgegevens of een verkeerd ingegvuld polisnummer. Als de toelichting leeg is, is de reden van afwijzing inmiddels verholpen. Het traject moet dan altijd handmatig alsnog worden gefiatteerd

Met de knop Traject afschrijven wordt het traject definitief afgeschreven. Het komt dan niet meer terug in het factureerscherm. Het zal wel zichtbaar blijven in managementrapportages. De andere optie is om het traject, na correctie in het dossier, alsnog te fiatteren. Het verhuist dan naar de lijst Gefiatteerde trajecten.

Het komt regelmatig voor dat er meer dan een reden is dat een traject wordt afgewezen. Als na de correctie van één probleem wordt geklikt op Alsnog fiatteren, geeft OpenAC een melding als nog andere problemen open staan.

Een andere mogelijkheid is om vanuit dit bakje een factuur (subtraject) terug naar bakje A te sturen, het bakje met te-fiatteren trajecten. Hierdoor kunnen later nog alle fiatteringscontroles uitgevoerd worden.

Gefiatteerde trajecten

Dit is de lijst met trajecten die door de financieel verantwoordelijke zijn goedgekeurd. Als je deze lijst selecteert, wordt de knop Bundelen actief, waarmee nota's per verzekeraar worden verzameld. Het traject wordt hiermee definitief omgezet van een financieel traject in een nota en kan daarna niet meer gewijzigd worden. Nota's van verschillende patiënten worden gebundeld als aan drie voorwaarden is voldaan: 1. Nota's bundelen in het relatiescherm moet op Ja staan; 2. meer dan één patiënt moet bij dezelfde verzekeraar verzekerd zijn; 3. de nota's vallen in dezelfde boekmaand (komt overeen met de einddatum van het financieel traject.. Wordt niet aan deze voorwaarden voldaan, worden 'verzamelnota's' gemaakt met maar één patiënt erin.

Vanuit lijst C. kunnen financiële trajecten alsnog afgewezen worden door ze te selecteren en dan op de knop Alsnog afwijzen te klikken.

Bundels elektronisch indienen

Elektronisch indienen is niet in elk AC ingeschakeld. Als het wel is ingeschakeld, is de wijze waarop elektronisch wordt ingediend afhankelijk van de instellingen in je AC.

Automatisch indienen uit

Als het automatisch indienen uit staat, kan het programma de bundels niet voor je indienen bij de verzekeraar. Na gebruik van de knop Indienen wordt gemeld dat je de bestanden zelf moet indienen. Ook de retourinformatie moet je dan zelf verzamelen en in OpenAC verwerken. Het programma vraagt of je de declaratiebestanden wil aanmaken. Kies je OK, worden de bestanden in VEKTIS aangemaakt. Je moet ze daarna zelf opsturen naar de verzekeraar.

Automatisch indienen aan

Als automatisch indienen aan staat, is het proces minder arbeidsintensief. De bundels worden door OpenAC automatisch naar de verzekeraar gestuurd. De verzekeraar stuurt retourinformatie over de nota's terug die ook weer automatisch in OpenAC verwerkt wordt.

Notabundels verzekeraars printen

In dit overzicht kun je de verzamelnota's aan de verzekeraar printen. Bij enkele centra worden enkel papieren verzamelnota's gestuurd in plaats van elektronische. Ook zijn er verzekeraars die nota's niet elektronisch willen ontvangen, maar op papier.

Naast het printen voor de verzekeraar kun je deze functie natuurlijk ook gebruiken om nota's te printen voor de eigen administratie. Als je een gebundelde nota in de lijst aanklikt, ziet deze er als volgt uit:

Op de nota wordt geprint (als dit door de beheerders in het sjabloon is opgenomen) of de nota al elektronisch is uitgegaan.Zo zie je welke nota's nog per post moeten worden verstuurd.

Als je elektronisch indient, kan de retourinformatie ook in dit vak worden opgenomen. Onder Verzameldebiteur staan dan twee vakken met Retourcodes (bijvoorbeeld Totaal declaratiebedrag ontbreekt of is onjuist) en Vecozo-ID

Nota's aan patiënt printen

Hier worden nota's geprint die verzonden worden naar de patiënt. Je kunt onder andere zien dat de nota naar de patiënt wordt gestuurd aan de opmerking bij Verzameldebiteur: geen verzameldebiteur ingevuld.

Ook hier geldt natuurlijk dat deze functie gebruikt kan worden om nota's te printen voor de eigen administratie.

Notabundels exporteren

Elk AC heeft een lijst "Exporteren". De functionaliteit is niet overal hetzelfde, maar in elk AC zit onder deze knop een 'transactieoverzicht' over de reeds in werklijsten A-F verwerkte bundels. Dit transactieoverzicht is in Excel en bevat naast een regel voor elke geschreven nota (let op: 1 bundel = N nota's) een overzicht met de totalen debet/credit uitgesplitst per verzekeraar. Naast het transactieoverzicht kunnen onder deze knop modules worden ingeschakeld die exportbestanden maken voor financiële pakketten zoals Exact en AFAS.