Sjablonen

Het maken van etiketten, brieven in OpenAC en de koppeling met audiometrie-apparatuur gebeurt via zgn bestandskoppelingen.

Elk bestand in OpenAC wordt ergens gekoppeld, dwz. is zichtbaar op een punt in het dossier van een patiënt, relatie of medewerker. Er zijn twee kanalen waarlangs een bestand in OpenAC terechtkomt:

• Handmatig toevoegen: op diverse plekken in dossiers, relatiescherm of medewerkerscherm zitten menu's waarmee je een sjabloon kunt uitkiezen. Er wordt dan automatisch een brief gegenereerd. Veelal krijgt u voor het genereren van de brief nog een aantal vragen, zoals de printerkeuze, eventuele vragen over ondertekening etc.
• Automatisch toevoegen: vanaf OpenAC v1.210 bestaat er in OpenAC de 'spoolfunctie'. Er zijn bestandslocaties waar bestanden kunnen worden neergezet die zijn ingescand of afgedrukt op PDF. Aan de hand van de bestandsnaam routeert OpenAC de bestanden automatisch naar de juiste locatie.

Bestanden die handmatig worden aangemaakt, worden gemaakt op basis van een sjabloon, bijvoorbeeld een Word-sjabloon (DOT, DOTX) of een Excel-sjabloon (XLT, XLTX). Bijzondere sjabloonkeuzes zijn Bijlage (een willekeurig document in OpenAC hangen) en de keuzes voor audiometrie-apparatuur (Eldege, DECOS, AC440).

Sjablonen toevoegen

Om een sjabloon aan OpenAC toe te voegen moeten er drie dingen gebeuren:

• Het sjabloonbestand kopiëren naar adaptaties/ac_bodegraven/sjablonen/ (vervang ac_bodegraven door uw eigen AC)
• Het sjabloon aanmelden in de codetabel sjabloon, ofwel vanuit OpenAC, ofwel direct in het bestand adaptaties/ac_bodegraven/codetabellen/sjabloon.tsv
• Na testen, de gemaakte wijzigingen inleveren via versiebeheer

Moet u nog helemaal beginnen met sjablonen, dan verdient het aanbeveling eerst eens te kijken hoe andere AC's de sjablonen hebben ingericht. Het bureau kan hierbij natuurlijk ook adviseren.

Werking van Word-sjablonen

De OpenAC-sjablonen werken met bookmarks (bladwijzers) en merge-fields (samenvoegvelden). Welk van de twee gebruikt wordt hangt af van het soort sjabloon. De merge-fields worden alleen toegepast in zogenaamde "meervoudige" sjablonen, zoals facturen of brieven die aan diverse betrokkenen moeten worden geadresseerd. Veruit de meeste sjablonen worden dan ook gemaakt met bookmarks.

Wat zijn 'enkelvoudige' , 'meerbladige' en 'meerregelige' sjablonen?

Het meest voorkomende sjabloontype is 'enkelvoudig'. Hier is geen sprake van informatie die moet worden herhaald. Het onderscheid meerbladig/meerregelig speelt alleen een rol bij de koppeling naar Microsoft Word, en alleen bij sjablonen waarbij informatie moet worden herhaald. Deze functionaliteit is ontworpen om verzamelnota's te kunnen maken, maar zou ook bij brieven kunnen worden gebruikt.

• Stel, je maakt een brief met daarop bookmarks voor de patientgegevens (adresregel1 t/m adresregel4) en dan binnen een tabel nog een keer dezelfde variabelen (adresregel1 t/m adresregel4).
• Bij 'meerbladig' krijg je voor elke betrokkene een aparte pagina met daarop het adres van de patient, en het adres de betrokkene.
• Bij 'meerregelig' krijg je dan 1 pagina met daarop het adres van de patient, en dan onder elkaar in de tabel de adressen van alle betrokkenen (huisarts, verwijzer, verzekeraar). Dit werkt alleen als de merge-velden in een tabel zijn opgenomen, zodat de word-koppeling weet welk gedeelte moet worden herhaald.

Hoe maak ik een bookmark?

Handig omgaan met bookmarks

Bookmarks opmaken

Ik wil dezelfde sjabloon-variabele twee keer opnemen in een sjabloon

Word staat niet toe dat dezelfde bookmark twee keer in een document voorkomt. Wanneer een variabele twee keer of vaker op een vel moet worden afgedrukt (bijvoorbeeld 2x het adres van de patient op een etikettenvel), dan is het toegestaan om één of meer keer "_" (underscore) achter de naam van de bookmark te zetten.

Hoe maak ik een merge-veld?

Welke variabelen zijn beschikbaar?

De beschikbare variabelen hangen af van de modules in OpenAC. In elk blok waar correspondentie gevoerd kan worden (bijvoorbeeld het blok patiëntgegevens, of het blok voor een afspraak, maar ook in de schermen voor medewerkers en relaties) heeft de drop-down om een sjabloon te selecteren, onderaan een speciale keuze <overzicht samenvoegvelden>. Door dit te kiezen wordt er geen correspondentie gemaakt, maar komt OpenAC met een pop-up met de waarden van alle samenvoegvelden voor dat blok.

De lijst met beschikbare samenvoegvelden is alfabetisch gesorteerd op naam van het veld. De veldnamen worden met een hoofdletter weergegeven, maar moeten in sjablonen met kleine letters worden gebruikt.

Elk blok kan zijn eigen samenvoegveld hebben. In principe cumuleren ze: een afspraak heeft ook de samenvoegvelden van het bijbehorende zorgtraject; een zorgtraject heeft ook de samenvoegvelden van de patient.

Hier volgt een overzicht van bijzondere variabelen.

Patiënt Blok

• patient_telefoon Het contact-telefoonnummer voor de patiënt. Dit is het mobiele nummer, of (als die niet is ingevoerd) het thuis nummer, of (als die beide niet zijn ingevoerd) het eerste andere telefoonnummer van de patient.
• patient_telefoon_mobiel Dit is het (eerste) mobiele telefoonnummer van de patiënt. Dit is leeg als de patiënt geen mobiel nummer heeft.
• patient_telefoon_thuis Dit is het (eerste) telefoonnummer met bereik thuis. Dit is leeg als de patiënt geen thuis nummer heeft.
• patient_extra_telefoon Dit zijn alle telefoonnummers die de patiënt heeft die niet gelijk zijn aan patient_telefoon. Dit kan leeg zijn, maar kan ook mobiele nummers en vaste nummers bevatten door elkaar heen.
• patient_extra_nummers Dit zijn alle contact-nummers en -adressen die de patiënt heeft opgegeven die niet gelijk zijn aan patient_telefoon. Dit kan leeg zijn, maar kan ook telefoonnummers en email-adressen en faxnummers door elkaar bevatten.
• patient_alle_nummers Dit zijn alle contact-nummers en -adressen van de patiënt, inclusief patient_telefoon.
• patient_email Dit is het email-adres van de patiënt. Als er meerdere email-adressen zijn opgegeven, hebben de bereiken algemeen, thuis en werk de voorkeur. Er wordt maar een email-adres opgenomen.

Gebruik van promptvelden

Geef in OpenAC bij het sjabloon de promptvelden op in uitsluitend kleine letters en uitsluitend gescheiden door een komma. Vervolgens zijn deze in het feitelijk sjabloon op dezelfde wijze toe te voegen en gebruiken als de andere bookmarks.